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CRM: Settore Telecomunicazioni

Il Progetto

Il progetto è nato dalla necessità di reingegnerizzare le funzionalità di Sales Force Automation dedicate alla business unit aziendale rivolta ai mercati SME e Large. La soluzione prevede il tracciamento delle attività di tutte le unità aziendali coinvolte nel flusso vendita (area commerciale, area valutazione economica, area progettazione) e l’interazione con alcuni dei sistemi, proprietari e non, utilizzati dal Cliente.

Il progetto si è strutturato nella reingegnerizzazione del database e dei processi di vendita Large gestiti nel sistema SFA (Sales Force Automation), basato su tecnologia Microsoft Dynamics CRM 2011.

Silas (Sistema Integrato Large Sales), nella sua prima implementazione, è in produzione da Ottobre 2015: in un secondo momento il sistema si è arricchito dei processi specifici della gestione della forza vendita SME (in produzione da Novembre 2016).

Sfruttando le funzionalità native della piattaforma e le sue potenzialità di estensione grazie alle API a disposizione Silas permette:

  • La gestione di flussi che, a seconda della tipizzazione della trattativa, ingaggiano le diverse aree funzionali interne;
  • Il monitoraggio, da parte dei responsabili di area, delle attività in carico al proprio gruppo;
  • Funzionalità avanzate (di amministrazione) che consentono, ad utenti opportunamente profilati, l’intervento e la modifica sulle trattive indipendentemente dal loro stato;
  • Il tracciamento di tutti i passaggi di stato, fase, responsabilità sugli oggetti, in modo da garantire la raccolta di dati analitici sulle tempistiche di gestione dei vari gruppi;
  • L’automazione di processi (inserimento e processo approvativo nuove partite iva, integrazione con il sistema di valutazione economica) precedentemente extrasistema;
  • La gestione della forza vendite (diretta e indiretta) grazie alla realizzazione di funzionalità di back office.

Si sono quindi potute sviluppare le seguenti funzionalità:

  • Gestione anagrafiche: nella soluzione è previsto un flusso approvativo per le nuove anagrafiche che coinvolge un gruppo di back-office e consente ai commerciali di inserire nuove anagrafiche potenziali e procedere nel flusso di prevendita senza dovere aspettare l’esito delle attività di back-office;
  • Gestione flusso di vendita: la soluzione è integrata con un configuratore stand-alone che permette, in base alla configurazione dei prodotti inseriti,
    • la tipizzazione automatica dell’offerta (ed il conseguente atterraggio sul flusso specifico)
    • l’ingaggio automatico dei team necessari alla lavorazione. Nella soluzione sono implementati 3 wizard (Business Process Flow) che guidano gli utenti nella gestione di 3 diversi tipi di offerte. I diversi flussi prevedono anche il controllo sulla presenza di documenti nel repository documentale associato alle offerte.
  • Integrazione tool valutazione economica: la soluzione espone una API attraverso la quale vengono automaticamente riportati all’interno del sistema i parametri autorizzativi/ostativi definiti dal team di valutazione economica mediante l’utilizzo del tool excel preposto alla validazione delle offerte;
  • Integrazione sistema gestione fattibilità tecniche: nel caso di necessità di ingaggio del team tecnico la richiesta di attività viene inserita direttamente nel sistema (Cfms) che i progettisti utilizzano per la progettazione;
  • Pannello di amministrazione: mette a disposizione funzionalità avanzate ad uso degli utenti preposti alla gestione del sistema.

Obiettivi e risultati

  • Indipendenza dei KAM (Key Account Manager) nella gestione dell’inserimento delle nuove partite iva;
  • Automazione del processo di passaggio delle partite IVA dal portafoglio Large a quello SME (e viceversa), con conseguente riduzione delle tempistiche di lavorazione;
  • Riduzione dei tempi di lavorazione nei casi di ingaggio del team di valutazione economica grazie all’integrazione con il tool di valutazione economica;
  • Riduzione dei tempi di lavorazione nei casi di ingaggio del team di progettazione grazie all’integrazione con il sistema Cfms;
  • Riduzione dei casi di errore di imputazione manuale dei dati grazie alle integrazioni con il tool di valutazione economica e con Cfms;
  • Riduzione del numero di offerte trasformate in contratti senza l’inserimento della documentazione necessaria grazie ai controlli implementati;
  • Maggiore semplicità della configurazione delle trattative grazie allo sviluppo di un configuratore custom;
  • Abbattimento generale delle tempistiche di lavorazione delle singole attività grazie ad un sistema di notifiche;
  • Realizzazione di cruscotti di monitoraggio, ad uso del Management, delle tempistiche di lavorazione delle singole fasi delle attività, in modo da favorire la ridistribuzione dei carichi di lavoro.